دراین نوشتار برخی از مفاهیم کاربردی و تخصصی در حوزه ثبت شرکت ها، جهت شناخت دقیق و جایگاه این مفاهیم در ثبت رسمی و شرکت های تجارتی بیان می شود.

• ثبت رسمی شرکت :

کلمه ثبت از نظر حقوقی معمولا با واژه سند رسمی به نوعی تلفیق گردیده است در ماده 70 قانون ثبت مقرر شده، سندی که مطابق قوانین به ثبت رسیده، رسمی است و تمام محتویات و امضاهای مندرج درآن معتبرخواهد بود، مگراینکه مجعولیت آن سند ثابت شود. لذا رسمی بودن سند مطابق مقررات منوط به ثبت آن می باشد؛ ثبت به معنی نوشتن قرارداد یا یک عمل حقوقی یا احوال شخصه یا یک حق (مانند حق اختراع ) ویا هر چیز دیگر(مانندعلامت) در دفاتر مخصوصی که قانون معین کرده می کند مانند ثبت املاک و ثبت معاملات غیر معقول و ثبت حق اختراعات و ثبت علایم و ثبت احوال وغیره است.
ثبت شرکت ها نیز در معنی کلی بدین شکل تعریف شده است ( مقصود شرکت های بازرگانی است که دارای شخصیت حقوقی می باشند و ثبت آن اجباری می باشد مواد 195 الی200 و مواد 578 و 594 و 595 قانون تجارت و باید در تهران در دایره ثبت شرکت ها و در خارج از تهران در ادارت ثبت اسناد مرکز اصلی شرکت به ثبت برسند.)
اعتبار اسناد رسمی با ثبت توسط مقامات صالح صلاحیت دار محقق می گردد.مطابق ماده 1287 قانون مدنی اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مامورین رسمی در حدود صلاحیت آنها بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند رسمی است. لذا یکی از اسنادی که در ادارات ثبت اسناد و املاک تنظیم می گردد، سند ثبت شرکت ها می باشد که با توجه به آگهی آن در روزنامه رسمی به آگهی ثبت تاسیس و تغییرات ثبت شرکت ها مشهور می باشد.به موجب ماده 1288 همان قانون مفاد سند در صورتی معتبر است که مخالف قوانین نباشد لذا اگر صورتجلسات ارائه شده توسط شرکت مخالف قانون تنظیم شده باشد لکن تشریفات ثبت آن به درستی صورت پذیرد آیا سند ثبت شرکت ها معتبر است یا خیر؟ پاسخ های متفاوتی در این خصوص بیان شده است.هر چند ملاک و نحوه ثبت شرکت ها به صورت شکلی و احرازی توسط مامور ثبت کننده می باشد، معذلک با توجه به تشریفاتی و اعلامی بودن مراجع ثبت شرکت ها سند مذکور از لحاظ ثبتی معتبر و هر ذینفع می تواند عدم اعتبار صورتجلسات و ابطال آن را از مراجع قضایی به موجب قوانین درخواست نماید.
بر طبق ماده 1292 قانون مدنی در مقابل اسناد رسمی یا اسنادی که اعتبار اسناد رسمی را دارند انکار و تردید مسموع (قابل شنیدن) نیست و صرفا می توان ادعای جعلیت نسبت به اسناد مزبور به جهتی از جهات قانونی از اعتبار ساقط گردیده است. مهم ترین هدف ثبت اعتبار بخشیدن به مالکیت و اراده اشخاص حقیقی و حقوقی می باشد. لذا تاثیرگذاری وسیع، متنوع و تعیین کننده ثبت در حل و فصل دعاوی حائز اهمیت می باشد.
در اجرای تکالیف قانونی در بند سوم قسمت (واو) ماده 46 قانون برنامه پنجم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی و ماده 12 قانون ارتقاء سلامت اداری و مواد 36 و 37 قانون مدیریت خدمات کشوری و همچنین آیین نامه توسعه خدمات الکترونیکی دستگاه های اجرایی و تصویب نامه شورای عالی اداری، با هدف افزایش بهره وری و کارآمدی،سرعت، دقت، کیفیت ، سلامت و صحت امور وتأمین رضایت و کرامت مردم، در حوزه ثبت اشخاص حقوقی (شرکت های تجاری و موسسات غیر تجاری) با رویکرد حذف مراجعات حضوری، کلیه مراحل ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری بر طبق دستورالعمل ریاست عالی سازمان ثبت اسناد و املاک به صورت الکترونیکی، مدیریت و کارشناسی و منجر به ثبت می گردد. انواع فرم ها و اساسنامه ها و اظهارنامه و همچنین مدارک لازم و راهنمای جامع ثبت شرکت ها و چگونگی دستورالعمل در خصوص درخواست نام و موضوع فعالیت در سایت اطلاع رسانی به آدرس http://sherkat.ssaa.ir قابل دسترسی می باشد.همچنین مشخصات موسسین، شرکاء سهامداران و مدیران و بازرسان شرکت به صورت الکترونیکی با پایگاه ثبت احوال و همچنین بدهکاران مالیاتی و کد فراگیر اتباع خارجی راستی آزمایی و صحت سنجی می گردد. متقاضی ثبت شرکت ها و موسسات از طریق سامانه جامع ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری به آدرس http://sherkat.ssaa.ir می تواند درخواست پذیرش انواع ثبت تاسیس و تغییرات شرکت های تجارتی و موسسات غیر تجاری را از طریق درگاه اینترنتی انجام دهد بدون آنکه به واحد ثبتی مراجعه نماید و سپس نسبت به ارسال مدارک به آدرس تعیین شده اقدام نماید.
در ثبت الکترونیکی، اطلاعات متقاضی و درخواست کننده ثبت شرکت ها، نام و اطلاعات شخص حقوقی، موضوع فعالیت، اطلاعات مرکز اصلی شرکت و یا موسسه، نوع و میزان سرمایه شخص حقوقی، اطلاعات اشخاص شامل مشخصات کامل سهامداران و مدیران و بازرسان و شرکاء و سمت آنها، در صورت وجود شعبه، مشخصات و سمت در شعبه، اوراق شرکت از جمله اظهارنامه/ تقاضانامه، اساسنامه، شرکتنامه پذیرش و اصول مدارک و مستندات و ضمائم پیوستی
نیز ارسال می گردد و پس از آن، کلیه فرآیندهای ثبتی از طریق پایگاه های مربوطه الکترونیکی قابل رصد می باشد.

• ثبت شرکت، سند رسمی یا سند عادی :
یکی از مباحث حقوق شناسی در تنظیم و آثار اسناد مربوطه می باشد.اسناد تنظیم شده در مراجع ثبت شرکت ها سند رسمی محسوب می شوند و یا سند عادی دفاتر می باشند؟ از منظر قانون مدنی اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا نزد سایر مامورین رسمی و در حدود صلاحیت آن ها و بر طبق مقررات قانونی، تنظیم شده باشد رسمی است و مفاد سند در صورتی معتبر است که مخالف قوانین و مقررات نباشد. برابر تعاریف مذکور سند رسمی، نوشته ای است رسمی که دلالت بر وجود حقی به نفع یک شخص می کند ( ثبوت حق) و در صورت لزوم خود این نوشته می تواند حق موضوع آن را بدون این که نیازی به دلیل دیگری باشد اثبات نماید (اثبات حق) بنابراین ثبت سند یعنی انجام اعمالی که به حق جنبه رسمی می دهد و شامل دو عمل است، یکی تنظیم سند و دیگری ثبت سند. با لحاظ ماده 16 آیین نامه دفاتر اسناد رسمی که مقرر می دارد: هیچ سندی را نمی توان تنظیم و در دفتر اسناد رسمی ثبت نمود مگر آنکه موافق با مقررات قانون باشد. پس، تنظیم سند، مقدمه ثبت سند است و ثبت سند در دفتر رسمی انجام می شود. بحثی که در این خصوص مطرح می باشد این است که مراجع ثبت شرکت ها، صورتجلسات تاسیس و یا تغییرات را تنظیم نمی نمایند بلکه تنظیم صورتجلسات و اساسنامه بر عهده ارکان شرکت از جمله مجامع عمومی و یا هیات مدیره می باشد و مرجع ثبت شرکت ها صرفا اظهارات ارائه شده را اعلام می نماید. همانطور که بیان شد بر طبق بند یک ماده 1287 قانون مدنی یکی از مراجع صدور اسناد رسمی اداره ثبت اسناد و املاک است که یکی از وظایف ادارت مذکور ثبت انواع شرکت های تجارتی می باشد. بر طبق ماده 9 اصلاحی طرح اصلاحی آیین نامه ثبت شرکت ها مصوب 1386 مراجع ثبت شرکت ها در ثبت شرکتنامه قائم مقام دفاتر اسناد رسمی می باشند.لذا به نظر می رسد اسناد عادی تنظیمی شرکت ( صورتجلسات تاسیس و تغییرات و اساسنامه و اظهارنامه و تقاضانامه) پس از خود اظهاری و رعایت تشریفات قانونی و لذا ثبت نزد مرجع ثبت شرکت ها اعتبار اسناد رسمی پیدا می نماید.
البته این نکته حائز اهمیت می باشد که در ثبت شرکت و صدور سند رسمی، ثبت عینی، یعنی معاینه محل و نظارت، حضور و مراجعه در جلسات شرکت جهت تحقیق و بررسی عینی مستندات ارائه شده توسط اداره محل صورت نمی پذیرد و لذا از این لحاظ ثبت شرکت ها با ثبت املاک متفاوت می باشد که در ثبت املاک نمایندگان و یا نقشه بردار به نحوی به محل مراجعه و مراتب حدود اربعه ملک مورد ارزیابی قرار می گیرد و ثبت در حوزه املاک ثبت عینی تلقی می گردد لکن ثبت اسناد در حوزه ثبت شرکت ها غیر عینی می باشد.
همچنین روش ثبت شرکت های تجارتی با روش ثبت اسناد در دفاتر اسناد رسمی متفاوت است. دفاتر اسناد رسمی مکلفند هویت، اهلیت و قصد طرفین معامله را مستقیما احراز نموده و آنگاه خواسته مورد نظر متعاملین را که ممکن است به صورت کتبی یا شفاهی ابراز شود، پس از مطابقت با قانون در دفتر مخصوص ثبت نمایند. اما مرجع ثبت شرکت ها صرفا آن چه را که طی اسناد عادی به این مرجع اعلام می گردد، ثبت می نمایند.
همچنین در ثبت شرکت ها همانند ثبت در دفاتر اسناد رسمی مراتب مفاد و مندرجات سند مورد استناد متقاضی و شهود قرار نمی گیرد. در ثبت اسناد در دفاتر اسناد رسمی، معمولا برای تنظیم سند دو اثر مقررمی باشد یک حضور شاهدان و متقاضی در محل تنظیم سند و همچنین امضاء اسناد توسط ذی سمت. لذا اسناد هم اعتبار ادله شهادت را داشته و هم به عنوان اقرار تلقی می گردد، در حالی که در ثبت شرکت در ادارات ثبت شرکت ها هیچ شاهدی حضور نداشته و صرفا دارنده حق امضاء اقرار می نماید که ثبت با سند برابر است لذا از این جهت نیز بین اسناد رسمی و اسناد تنظیمی نزد مراجع ثبت شرکت ها تفاوت وجود دارد.
هر چند برای تنظیم سند ثبت شرکت ها هرگونه اظهارات ثبتی و صورتجلسات می بایستی با رعایت شرایط ماهوی و شکلی صورت پذیرد که بر عهده متقاضی می باشد، لکن پس از ارائه صورتجلسات به مراجع ثبتی صرفا رعایت تشریفات قانونی و ثبتی برای متصدیان ثبت کفایت موضوع را می نماید و در صورت مغایرت و ارائه مطالب خلاف واقع هر ذینفع می تواند از مراجع ذی صلاح ابطال آن را درخواست نماید.
یکی از نکات قابل تامل این است که چرا به اسناد ثبت شرکت ها آگهی ثبتی می گویند؟ چرا که این نگرش و استفاده از عنوان آگهی برای اسناد ثبت شرکت ها نوعی تشابه با آگهی های ثبتی حوزه املاک از جمله آگهی تحدید حدود و آگهی های نوبتی می باشد که این دسته از آگهی ها، سند رسمی به معنی خاص تلقی نمی گردد. تنها دلیلی که ممکن است موجب گردد به اسناد ثبت شرکت ها آگهی گفته شود، الزامات مربوط به انتشار و اعلانات اسناد ثبت شده در مراجع ثبت شرکت ها می باشد که این نوع الزام انتشار سند رسمی، در خصوص سایر اسناد مرتبط با دفاتر اسناد رسمی و همچنین سند املاک در نظر گرفته نشده است.فی الحال به نظر می رسد نحوه نگارش اسناد تنظیمی و متون استفاده از آن در مرجع ثبت می بایستی تغییر نمایند تا اعلامات ثبت شرکت ها به عنوان سند رسمی به ذهن متبادر گردد.

• شرکت های تجارتی :
تجار و فعالان و بازرگانی به دو گروه عمده شامل شخص حقیقی تاجر و شخص حقوقی تاجر تقسیم می شود. شخص حقوقی تاجر به معنی اخص، شامل شرکت های تجارتی می گردد. امروزه فعالیت تجار و بازرگانان و فعالان اقتصادی خصوصا شرکت های تجارتی تحت نظر قانون خاص قرار گرفته اند به طوری که چنان چه اشخاص حقوقی بخواهند به فعالیت های تجارتی بپردازند، می بایستی قبل از هر اقدام نسبت به تشکیل و ثبت شخصیت حقوقی خود نزد ادارات ثبت شرکت ها اقدام نمایند، و گرنه از حقوق و امتیازات مرتبط با شرکت های تجارتی نمی توانند بهره مند گردند. تجارت گروهی در جهت استفاده از ظرفیت های تجاری و بردن سود و منفعت زمانی امکان پذیر است که با ایجاد شخصیت حقوقی در زندگی اقتصادی و تجاری بتوان نوعی اعتبار سازی عمومی و بازرگانی را ایجاد نمود.
نهاد شرکت های تجاری از قانون تجارت بلژیک و فرانسه اخذ و با تصویب اولین قانون تجارت ایران، یعنی قانون تجارت 1303 وارد نظام حقوقی ایران شده. بدون آن که تعریفی از شرکت تجارتی در این قانون و قانون جایگزین آن، یعنی قانون تجارت 1311 ارائه گردد.
شرکت های تجارتی همیشه به موجب عقد به وجود می آند و دارای شخصیت حقوقی می باشند.
به موجب ماده 583 قانون تجارت، کلیه شرکت های تجارتی مذکور در این قانون شخصیت حقوقی دارند. باتوجه به ماده 195 قانون تجارت، ثبت کلیه شرکت های مذکور در این قانون الزامی و تابع جمیع مقررات قانونی ثبت شرکت ها است.
” مرحوم دکتر منصور صقری در تعریف شرکت بیان نموده است: شرکت عهدی است که به وسیله دو یا چند شخص توافق می کنند آورده هایی را به منظور تقسیم منافع احتمالی، مشترکا مورد تجارت قرار دهند.”
دکتر اسکینی نیز شرکت های تجارتی را این گونه تعریف نموده است: شرکت تجارتی قراردادی است که به موجب آن یک یا چند نفر توافق می کنند سرمایه مستقلی را که از جمع آورده های آنان تشکیل می شود، ایجاد کنند و به موسسه ای که برای انجام مقصود خاصی تشکیل می گردد، اختصاص دهند و در منافع و زیان های احتمالی حاصل از به کارگیری سرمایه سهیم شوند.
* در قانون مدنی فرانسه تعریف زیر که به ماهیت شرکت تجارتی بسیار نزدیک است از شرکت ارائه شده است :
شرکت عبارت است از قراردادی که به موجب آن دو یا چند نفر متعهد می شوند، شی را در شرکت بگذارند، با این هدف که منافع حاصله از آن را بین خود تقسیم کنند.
همچنین مطابق یکی از نظرات دکترین شرکت تجارتی عبارت است از سازمانی که بین دو یا چند نفر تشکیل می شود که در آن هر یک سهمی به صورت نقد یا جنس یا کار خود در بین می گذارند تا مبادرت به عملیات تجارتی نموده و منافع و زیان های حاصله را بین خود تقسیم کنند.

• برای ایجاد شخصیت حقوقی از جمله شرکت ها شرایط ذیل لازم است :
1- قصد و اراده شخصیت حقوقی: برای تشکیل شخصیت حقوقی وجود قصد و اراده لازم و ضروری است در غیر این صورت و مثلا هر گاه گروهی به منظور شرکت در یک مهمانی و یا مراسم گرد هم جمع شوند شخص حقوقی پدید نخواهد آمد.
2- هدفدار بودن گروه: این موجود برای نیل به اهداف خاصی پا به عرصه وجود می گذارد و فعالیت می کند.هر گاه دسته ای از افراد یا پاره ای از اموال بدون رسیدن به هدف معینی در کنار هم قرار بگیرند شخص حقوقی تشکیل نخواهد شد؛شخص حقوقی پس از زوال این هدف حیات خود را از دست می دهد. بنابراین شخص حقوقی همچون شخص حقیقی آغاز و پایانی دارد.